Outsourcing งานไหนควรทำเอง งานไหนควรจ้างคนอื่น

เจ้าของธุรกิจคนเดียวหลายคนติดกับดักคิดว่าต้องทำทุกอย่างเองถึงจะประหยัดต้นทุน ทั้งที่บางงานถ้าจ้างคนอื่นทำแทนจะคุ้มค่ากว่ามาก เพราะเวลาที่เสียไปกับงานนั้นเอาไปสร้างรายได้ได้มากกว่าค่าจ้างที่ต้องจ่าย

บทความนี้วางเกณฑ์ตัดสินใจที่ใช้ได้จริงว่างานไหนควรทำเองต่อ งานไหนควรเริ่มจ้าง outsourcing โดยไม่ต้องเดาหรือทำตามความรู้สึกเพียงอย่างเดียว

บางคนแก้ปัญหาด้วยการจ้าง outsourcing ทุกอย่างที่พอจะจ้างได้ในคราวเดียว โดยหวังว่าจะมีเวลาว่างมากขึ้นทันที แต่กลับพบว่าต้นทุนพุ่งสูงเกินรายได้ที่มี เพราะยังไม่ได้จัดลำดับความสำคัญว่างานไหนคุ้มค่าที่สุดที่ควรจ้างก่อน

สองแกนที่ใช้ตัดสินว่างานไหนควรทำเองหรือควรจ้าง

แกนแรกคือมูลค่าเวลาของงานนั้นเทียบกับมูลค่าเวลาของเจ้าของธุรกิจเอง ถ้าเจ้าของธุรกิจทำงานที่สร้างรายได้ได้ชั่วโมงละหลักพัน แต่กลับใช้เวลาไปกับงานที่จ้างคนอื่นทำได้ในราคาต่ำกว่ามาก นั่นคือการเสียโอกาสรายได้โดยไม่จำเป็น

แกนที่สองคืองานนั้นต้องใช้ทักษะเฉพาะตัวของเจ้าของธุรกิจหรือไม่ งานที่เป็นจุดขายหลักที่ลูกค้าจ่ายเงินเพราะตัวเจ้าของธุรกิจโดยตรง เช่น การให้คำปรึกษาเชิงลึกหรือการออกแบบที่เป็นสไตล์เฉพาะตัว ควรทำเองต่อไปก่อน ส่วนงานสนับสนุนที่ใครทำแทนก็ได้ผลลัพธ์ใกล้เคียงกันควรพิจารณาจ้างก่อน

งานที่ควรจ้าง outsourcing ก่อนงานอื่นเสมอ

งานที่มักคุ้มค่าให้จ้างก่อนคืองานธุรการที่ทำซ้ำแบบเดิมทุกครั้ง เช่น การจัดการบัญชีเบื้องต้น การตอบอีเมลตามเทมเพลต หรือการจัดการโพสต์โซเชียลมีเดียตามตารางที่วางไว้แล้ว งานเหล่านี้มีมาตรฐานชัดเจนที่คนอื่นเรียนรู้ตามได้ไม่ยาก และผลกระทบเมื่อเกิดข้อผิดพลาดเล็กน้อยมักแก้ไขได้ไม่ยาก

อีกกลุ่มที่ควรพิจารณาจ้างคืองานที่ต้องใช้ทักษะเฉพาะทางที่เจ้าของธุรกิจไม่มี เช่น งานบัญชีภาษีที่ซับซ้อน หรืองานเทคนิคด้านเว็บไซต์ เพราะการเรียนรู้เองอาจใช้เวลานานกว่าค่าจ้างผู้เชี่ยวชาญมาช่วยทำให้เสร็จเร็วกว่ามาก

งานที่ควรทำเองต่อไปก่อนอย่ารีบจ้าง

งานที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจ เช่น การกำหนดทิศทางผลิตภัณฑ์ การตั้งราคา หรือการเจรจากับลูกค้ารายสำคัญ ควรทำเองต่อไปก่อนในช่วงที่ธุรกิจยังเล็ก เพราะการตัดสินใจผิดพลาดในจุดเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อทิศทางธุรกิจโดยตรง ยากที่จะให้คนอื่นตัดสินใจแทนได้อย่างมั่นใจ

งานที่เป็นจุดขายหลักที่ลูกค้าจ่ายเงินเพราะตัวตนของเจ้าของธุรกิจโดยตรงก็ควรทำเองต่อไปเช่นกัน จนกว่าจะถึงจุดที่ธุรกิจโตพอจะสร้างมาตรฐานงานที่ถ่ายทอดให้คนอื่นทำแทนได้โดยคุณภาพไม่ลดลง

วิธีคำนวณความคุ้มค่าก่อนตัดสินใจจ้าง outsourcing

วิธีคำนวณง่าย ๆ คือเทียบค่าจ้าง outsourcing ต่อชั่วโมงกับมูลค่าเวลาที่เจ้าของธุรกิจใช้ทำงานที่สร้างรายได้โดยตรง ถ้าค่าจ้าง outsourcing ต่ำกว่ามูลค่าเวลาของเจ้าของธุรกิจอย่างชัดเจน และเวลาที่ได้คืนมาสามารถเอาไปสร้างรายได้เพิ่มได้จริง การจ้างมักคุ้มค่ากว่าทำเอง

แต่ถ้าธุรกิจยังอยู่ในช่วงที่รายได้ต่อเดือนยังไม่มั่นคงพอ การจ้าง outsourcing แบบรายเดือนต่อเนื่องอาจเสี่ยงเกินไป ควรเริ่มจากจ้างแบบรายชิ้นหรือทดลองสั้น ๆ ก่อน เพื่อดูผลลัพธ์จริงก่อนผูกมัดค่าใช้จ่ายระยะยาว

จัดลำดับงานที่ควรจ้างก่อนเมื่อมีงบจำกัด

เมื่องบมีจำกัด ไม่สามารถจ้าง outsourcing ทุกงานที่อยากจ้างได้พร้อมกัน ควรจัดลำดับโดยดูว่างานไหนให้ผลตอบแทนความคุ้มค่าสูงสุดต่อบาทที่จ่ายไปก่อน เช่น งานที่กินเวลาเยอะที่สุดต่อสัปดาห์และมีค่าจ้างไม่แพงมักให้ผลตอบแทนดีกว่างานที่กินเวลาน้อยแต่ค่าจ้างแพง

วิธีจัดลำดับที่ใช้ได้จริงคือทำรายการงานที่อยากจ้างทั้งหมด แล้วให้คะแนนแต่ละงานสองด้าน คือเวลาที่ประหยัดได้ต่อเดือนและค่าจ้างที่ต้องจ่าย จากนั้นเรียงลำดับจากงานที่ประหยัดเวลาได้มากที่สุดเทียบกับค่าจ้างต่ำที่สุดก่อน แล้วค่อยจ้างงานถัดไปเมื่อรายได้เพิ่มขึ้นพอรองรับ

ควรหลีกเลี่ยงการจ้างงานหลายอย่างพร้อมกันตั้งแต่ครั้งแรก แม้จะมีงบพอจ่ายก็ตาม เพราะการดูแลผู้รับจ้างหลายรายพร้อมกันต้องใช้เวลาประสานงานที่เจ้าของธุรกิจอาจไม่ได้เผื่อไว้ ควรเริ่มจากหนึ่งถึงสองงานก่อน ให้ระบบทำงานราบรื่นแล้วค่อยขยายเพิ่ม

เมื่อรายได้เพิ่มขึ้นจากการมีเวลาว่างไปทำงานที่สร้างรายได้มากขึ้น ควรกลับมาทบทวนรายการงานที่ยังทำเองอยู่อีกครั้ง เพราะสิ่งที่เคยไม่คุ้มค่าจ้างตอนรายได้ยังน้อยอาจกลายเป็นคุ้มค่าเมื่อรายได้เพิ่มขึ้นแล้ว

ผลกระทบต่อต้นทุนเมื่อตัดสินใจผิดพลาด

การจ้าง outsourcing งานที่ควรทำเองมากเกินไปในช่วงที่รายได้ยังไม่มั่นคงอาจทำให้ต้นทุนคงที่สูงเกินกว่ากำไรที่ทำได้ต่อเดือน ในทางกลับกัน การยึดติดทำทุกอย่างเองนานเกินไปก็จำกัดการเติบโตของธุรกิจ เพราะเวลาของเจ้าของธุรกิจมีจำกัดสูงสุดแค่วันละยี่สิบสี่ชั่วโมงเท่ากับทุกคน

จุดสมดุลที่เหมาะสมคือเริ่มจ้างงานที่ให้ผลตอบแทนความคุ้มค่าชัดเจนที่สุดก่อน แล้วใช้เงินที่ประหยัดเวลาได้จากงานนั้นไปสร้างรายได้เพิ่ม ก่อนขยับไปจ้างงานถัดไปตามลำดับความคุ้มค่า

ตัวอย่างการจัดลำดับงานที่ควรทำเองและควรจ้าง

ประเภทงาน	เหมาะกับใคร	จุดที่ต้องระวัง
งานธุรการที่ทำซ้ำมีมาตรฐานชัดเจน	ธุรกิจที่มีรายได้พอจ่ายค่าจ้างสม่ำเสมอ	ต้องมีคู่มืองานให้คนที่จ้างทำตามได้
งานเทคนิคเฉพาะทางที่ไม่มีทักษะ	ธุรกิจที่ต้องการผลงานคุณภาพเร็วกว่าเรียนเอง	ควรเช็กผลงานก่อนของผู้รับจ้างก่อนตกลง
งานตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และจุดขายหลัก	ธุรกิจในช่วงเริ่มต้นถึงกำลังขยาย	ยังไม่ควรจ้างจนกว่าจะมีมาตรฐานงานชัดเจน

Checklist ก่อนตัดสินใจจ้าง outsourcing งานใดงานหนึ่ง

• เทียบมูลค่าเวลาของงานนั้นกับมูลค่าเวลาตัวเองแล้ว
• ประเมินแล้วว่างานนี้ไม่ใช่จุดขายหลักที่ลูกค้าจ่ายเงินเพราะตัวเรา
• มีมาตรฐานหรือคู่มือที่คนอื่นทำตามได้แล้ว
• คำนวณความคุ้มค่าเทียบรายได้ที่หายไปกับค่าจ้างแล้ว
• ทดลองจ้างแบบรายชิ้นก่อนผูกมัดสัญญาระยะยาว

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ยึดติดทำทุกอย่างเองเพราะกลัวเสียเงิน — จำกัดเวลาที่เอาไปสร้างรายได้เพิ่ม ควรคำนวณความคุ้มค่าก่อนปฏิเสธการจ้างเสมอ
• จ้างงานที่เป็นจุดขายหลักตั้งแต่ยังไม่มีมาตรฐาน — เสี่ยงคุณภาพงานตกจนเสียลูกค้า ควรทำเองจนมีมาตรฐานชัดก่อน
• ผูกสัญญาระยะยาวก่อนทดลองงาน — เสี่ยงติดค่าใช้จ่ายที่ไม่คุ้มค่า ควรทดลองรายชิ้นก่อนเสมอ
• ไม่มีคู่มืองานให้ผู้รับจ้างทำตาม — ทำให้ผลงานไม่ตรงมาตรฐานที่ต้องการ ควรเตรียมคู่มือให้ชัดก่อนมอบงาน

ควรใช้ Tool ไหนใน SoloKeter

ใช้ Pricing Breakeven Calculator ช่วยดูว่างบที่จ่ายให้ outsourcing ยังอยู่ในจุดที่ธุรกิจรับไหวไหม และ Revenue Leakage Calculator ช่วยประเมินมูลค่ารายได้ที่เสียไปถ้ายังทำงานนั้นเอง

อ่านเพิ่มเรื่องการจ้าง VA คนแรกได้ที่ จ้าง VA คนแรกของธุรกิจคนเดียว เริ่มจากงานไหนก่อนดี และเรื่องการวางระบบงานให้ทำซ้ำได้ที่ ควรเริ่มจากอะไร Automation สำหรับ SME ตัวเล็ก

สรุป: จ้างตามความคุ้มค่า ไม่ใช่ตามความรู้สึก

การตัดสินใจว่างานไหนควรทำเอง งานไหนควรจ้าง ไม่ควรตัดสินจากความรู้สึกกลัวเสียเงินหรือความเคยชิน แต่ควรตัดสินจากมูลค่าเวลาและว่างานนั้นเป็นจุดขายหลักของธุรกิจหรือไม่ เริ่มจากงานที่คุ้มค่าที่สุดก่อน แล้วขยับไปเรื่อย ๆ ตามที่ธุรกิจเติบโต

ถ้าอยากให้ช่วยประเมินว่างานไหนในธุรกิจของคุณควรจ้างก่อน ปรึกษาได้ที่ หน้าปรึกษา ไม่มีค่าใช้จ่าย