จัดการเวลา solopreneur สำหรับ เจ้าของธุรกิจใหม่

เจ้าของธุรกิจใหม่ที่เพิ่งเปิดกิจการมักเจอปัญหาเดียวกันคือ วันหนึ่งมีสิบเรื่องเข้ามาพร้อมกันแต่ไม่รู้จะจัดลำดับยังไง เพราะไม่มีทีม marketing มาช่วยกรองว่าเรื่องไหนสำคัญจริง ปัญหานี้ไม่ใช่เรื่องขยันหรือไม่ขยัน แต่เป็นเรื่องของระบบจัดการเวลาที่ยังไม่มี บทความนี้เทียบสองวิธีจัดการเวลาที่ใช้กันจริง เพื่อช่วยให้เลือกวิธีที่เหมาะกับธุรกิจของคุณได้เร็วขึ้น

จัดการเวลาแบบ solopreneur สำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่ ต่างจากการจัดการเวลาทั่วไปตรงไหน

การจัดการเวลาทั่วไปมักพูดถึงการทำ to-do list ให้ครบ แต่การจัดการเวลาแบบคนทำธุรกิจคนเดียวต้องตอบคำถามที่ลึกกว่านั้น คือ งานไหนควรได้เวลาที่ดีที่สุดของวัน ไม่ใช่แค่งานไหนควรทำก่อน เพราะเจ้าของธุรกิจใหม่ที่ไม่มีทีม marketing ต้องทำทั้งงานหลัก งานขาย และงานตอบลูกค้าด้วยตัวเองทั้งหมด ถ้าจัดสรรเวลาผิด งานที่สร้างรายได้จะถูกงานจุกจิกแย่งไปโดยไม่รู้ตัว

ปัญหาที่แท้จริงของเจ้าของธุรกิจใหม่ที่ไม่มีทีม marketing ช่วย

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่มีงานเยอะเกินไป แต่อยู่ที่ไม่มีใครมาช่วยตัดสินใจว่าอะไรควรทำก่อน ธุรกิจที่มีทีม marketing จะมีคนคอยดูภาพรวมและบอกว่าแคมเปญไหนควรเดินหน้าต่อ แต่เจ้าของธุรกิจใหม่ต้องตัดสินใจเองทั้งหมดในขณะที่ยังต้องทำงานหลักไปด้วย ผลคือหลายคนจบวันด้วยความรู้สึกว่ายุ่งทั้งวันแต่ไม่แน่ใจว่าธุรกิจโตขึ้นจริงหรือเปล่า

เทียบสองวิธี จัดตารางล่วงหน้า กับ ทำตามที่เข้ามาแบบวันต่อวัน

วิธีแรกคือจัดตารางล่วงหน้าเป็นบล็อกเวลาตายตัว เช่น เช้าทำงานหลัก บ่ายตอบลูกค้า เย็นทำคอนเทนต์ วิธีนี้ให้ความชัดเจนสูงแต่ต้องมีวินัยพอจะไม่ปล่อยให้เรื่องด่วนแทรกตลอดเวลา วิธีที่สองคือทำตามสิ่งที่เข้ามาแบบวันต่อวัน จัดลำดับความสำคัญตอนเช้าของแต่ละวัน วิธีนี้ยืดหยุ่นกว่าเหมาะกับธุรกิจที่มีเรื่องด่วนเข้ามาบ่อยจนวางแผนล่วงหน้าไม่ได้ แต่เสี่ยงที่จะให้เวลากับเรื่องเร่งด่วนมากกว่าเรื่องสำคัญระยะยาว

จะรู้ได้ยังไงว่าควรใช้วิธีไหนกับธุรกิจของคุณ

ถ้าธุรกิจของคุณมีงานประจำที่ทำนายได้ล่วงหน้า เช่น ต้องส่งของทุกวัน ต้องผลิตคอนเทนต์ทุกสัปดาห์ การจัดตารางล่วงหน้าจะช่วยให้ไม่ลืมงานสำคัญ แต่ถ้าธุรกิจของคุณต้องรับมือกับคำถามลูกค้าที่ไม่แน่นอน เช่น ร้านที่ขายผ่านแชท การทำตามที่เข้ามาแบบวันต่อวันโดยจัดลำดับความสำคัญตอนเช้าจะเหมาะกว่า วิธีที่ใช้ได้ผลจริงมักเป็นการผสมสองวิธี คือกันช่วงเช้าไว้เป็นบล็อกตายตัวสำหรับงานสำคัญ แล้วปล่อยช่วงบ่ายให้ยืดหยุ่นรับมือเรื่องที่เข้ามา

ตัวอย่าง เจ้าของร้านเปิดใหม่ที่เปลี่ยนวิธีจัดเวลาแล้วงานลื่นขึ้น

เจ้าของร้านขายเสื้อผ้าออนไลน์ที่เพิ่งเปิดได้สามเดือน เคยทำตามที่เข้ามาแบบวันต่อวันทั้งหมด ตื่นมาตอบแชทก่อนแล้วค่อยหาเวลาถ่ายรูปสินค้าใหม่ทีหลัง ผลคือคอนเทนต์ใหม่ออกไม่สม่ำเสมอเพราะโดนแชทแทรกตลอด เขาจึงลองเปลี่ยนมากันเวลาเช้าหนึ่งชั่วโมงครึ่งไว้สำหรับถ่ายรูปและเตรียมโพสต์ก่อนเปิดแชทตอบลูกค้า ส่วนที่เหลือของวันค่อยจัดการตามที่เข้ามา ผ่านไปสองสัปดาห์พบว่าคอนเทนต์ออกสม่ำเสมอขึ้นมาก โดยที่การตอบลูกค้าไม่ได้ช้าลงกว่าเดิมเลย เพราะแชทส่วนใหญ่ตอบได้ภายในไม่กี่นาทีอยู่แล้ว

ตาราง เปรียบเทียบสองวิธีแบบเห็นภาพ

ประเด็น	จัดตารางล่วงหน้า	ทำตามที่เข้ามาแบบวันต่อวัน
ความชัดเจน	สูง รู้ล่วงหน้าว่าแต่ละช่วงทำอะไร	ต่ำกว่า ต้องตัดสินใจใหม่ทุกวัน
ความยืดหยุ่น	ต่ำ ถ้ามีเรื่องด่วนแทรกจะเสียจังหวะ	สูง รับมือเรื่องเร่งด่วนได้ดี
เหมาะกับ	ธุรกิจที่มีงานประจำทำนายได้	ธุรกิจที่รับมือคำถามลูกค้าไม่แน่นอน
ความเสี่ยง	ทำตามตารางไม่ทันถ้ามีเรื่องแทรกบ่อย	ให้เวลากับเรื่องด่วนมากกว่าเรื่องสำคัญ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเรื่องจัดการเวลาของเจ้าของธุรกิจใหม่

• เปิดแชทตอบลูกค้าเป็นอย่างแรกของวันทุกวัน — ทำให้งานสร้างรายได้เช่นคอนเทนต์หรือการขายถูกเลื่อนออกไปเรื่อย ๆ
• พยายามจัดตารางละเอียดเกินไปตั้งแต่วันแรก — พอทำตามไม่ทันก็เลิกใช้ระบบไปเลย ควรเริ่มจากบล็อกใหญ่ ๆ ก่อน
• ไม่แยกงานเร่งด่วนกับงานสำคัญ — ทำให้เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับเรื่องด่วนที่ไม่ได้ทำให้ธุรกิจโตจริง
• ไม่ทบทวนตารางเวลาเลยหลังใช้ไปสักพัก — ธุรกิจเปลี่ยนไปแต่ตารางเวลาเดิมอาจไม่เหมาะแล้ว

สรุปและขั้นตอนต่อไป

การจัดการเวลาแบบคนทำธุรกิจคนเดียวไม่มีวิธีเดียวที่ถูกต้องเสมอไป เจ้าของธุรกิจใหม่ที่ไม่มีทีม marketing ควรเริ่มจากดูว่างานของตัวเองทำนายล่วงหน้าได้แค่ไหน แล้วเลือกผสมระหว่างจัดตารางล่วงหน้ากับทำตามที่เข้ามา ลองเริ่มจากกันเวลาเช้าหนึ่งช่วงให้งานสร้างรายได้ก่อนเปิดแชทตอบลูกค้า ขั้นตอนถัดไปที่แนะนำคือวางแผนคอนเทนต์ล่วงหน้าด้วย Content Calendar Generator และเช็กว่าเว็บหรือหน้าขายของคุณพร้อมรับลูกค้าหรือยังด้วย Website Audit Lite ถ้าอยากปรึกษาการวางระบบงานเฉพาะธุรกิจของคุณ ทักมาได้ที่ หน้าปรึกษา